2009/3/11 記事修正:

2/24 公開の記事の内容に誤りがありました。記事の中で、「関連レコードリスト」として言及していた箇所は、「ファイルリスト」の誤りでした。「関連レコードリスト」は、他のデータベースのレコードを参照するフィールドであり、QuickLook が可能な、外部ファイルのリンクができるのは「ファイルリスト」フィールドでした。記事の公開にあたり、内容の確認が不十分であったことを深くお詫び申し上げます。

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Bento2 を使ってみて私が最も便利に感じた機能は、QuickLook である。

説明は不要だと思うが、念のために説明しておくと、QuickLook というのは様々なアプリケーションのファイルを Finder 上から一瞬で参照できてしまう OS/X 10.5 の目玉機能の一つだ。MS Office 文書でも iWork 文書でも画像でも動画でも音声データでも、アプリを開くことなくその内容を確認することができる。Bento2 では、なんとその QuickLook がアプリケーション上で使えてしまうのだ。「メッセージリスト」ではメールを QuickLook でき、「ファイルリスト」では Finder 上で QuickLook 可能なあらゆるファイルが QuickLook できる。今回は、この機能がどのくらい便利かを説明しよう。

QuickLook で Bento2 は情報のハブになる

たとえば、レポート第二弾で作成したプロジェクト管理 DB の場合を考えてみよう。1 つのプロジェクトには、いろいろな種類のファイルが関係している。ありとあらゆる資料を Bento に関連付けて、「Bento さえ開けば関連資料がすべて見つかる」状態にしてしまおう。

・受注から納品までの間にやり取りされるメール:

これは「メッセージリスト」に全部放り込む。自分の場合、進行中のプロジェクトに関係するメールはスマートメールボックスにまとめて管理しているが、終わったプロジェクトの分までスマートメールボックスを残しておくとメールボックスがすごい数になってしまうので、終わったプロジェクトのメールボックスはすぐ削除することにしている (メールボックスを探すのに時間がかかっていたら全然「スマート」じゃないしね)。しかし、過去のプロジェクトについての問い合わせがあったとき、関連メールを探すのって意外とめんどうくさいのだ。まぁ実際、Spotlight を使えばそこまでめんどうくさくはないのだが (どっちだよ)、わざわざ検索するのが面倒だったりする。そこで、プロジェクトのスマートメールボックスを削除する前にそのメールボックスのメールをガバッと Bento に放り込んでおくのだ。Bento にはプロジェクトについての情報が全部入っているから、問い合わせがあったときはとりあえず Bento を開けば、他の情報と一緒にいつでもプロジェクトのメールを簡単に見つけ出すことができる (Bento を開くのがめんどうくさい・・・っていうのはナシで)。

・受注書や請求書などの伝票類:

自分は受注書や請求書を PDF で管理している。紙出力も保管してあるのだけど、検索するのに PDF の方が便利だからだ。こうした PDF の伝票類も Bento に関連付けておくと便利だ。特に PDF なんて見るだけなのだから、(コピペとかしなければ) たいていの場合は QuickLook で十分だ。自分は伝票を年度ごとにフォルダにまとめて管理しているのだが、参照するのにいちいち検索しなくてよいというのはすばらしいことだ。

・Office ドキュメントや iWork ドキュメント:

お仕事の資料にスプレッドシートやワープロドキュメントはつきものだが、Bento でプロジェクトに関連付けておけば、それがどのディレクトリに置いてあっても簡単に QuickLook で (重たいアプリを開くこともなく！) 見ることができる。ドキュメントを編集したいときは、Bento 上からデフォルトアプリでドキュメントを開くことももちろん可能だ。

・フォルダもリンク:

自分はプロジェクトに関連する雑多なファイル類をプロジェクト名を付したフォルダにまとめて保管している。こうした、一つ一つは Bento にのっけておくほどのものでもないファイルは、フォルダごと Bento に関連付けておくことができる。「ファイルリスト」には、フォルダを含めることもできるのだ。あるいは、ディスクスペースを節約したいなら、フォルダを圧縮して圧縮ファイルを関連付けておいてもよい。データを参照したいときは、リスト上のフォルダや圧縮ファイルをクリックすれば、すぐに目的のデータにアクセスできる。さらに、こちらやこちらのような QuickLook の追加プラグインを利用すれば、フォルダや圧縮ファイルの中身も Bento 上から QuickLook で確認できるようになる。

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これまで自分はプロジェクト情報の管理に Numbers や Excel を使っていたが、Bento2 を使うことにより、Bento をハブにしてすべての資料がつながった。データ管理はとっても効率的になったが、資料を保管しているディレクトリまで覚えなくてよくなると、ますます記憶力が落ちそうだ(笑

※次回は「Bento2 を選ぶ 3 つの理由 (3) 〜 スマートコレクションでデータ整理」です。